Administratie vs subsidie
“Aan subsidies moet je niet beginnen. Dat kost meer aan administratie dan dat je er aan overhoud.“ Dat heb je vast wel eens gehoord, maar is dat terecht of is er een alternatief? Geld dat voor alle subsidie of toch niet?
Hoeveel miljoen?
De waarheid is enerzijds afhankelijk van je eigen beleving en organisatie vermogen en anderzijds van de subsidie. Hoe hoger het bedrag dat toegekend wordt, hoe groter de subsidie administratie.
Ik heb meerdere projecten begeleid waaraan enige miljoenen subsidie toegekend was. Daarvoor moest aan workshops deelgenomen worden, halfjaarlijkse voortgangs- en technische rapportages geschreven worden, werd een kloppende administratie bij gehouden die gecontroleerd en afgesloten moest worden met een positief accountverslag.
Andere subsidies daarentegen vergen alleen het aanleveren van een getekende offerte of een bewijs van betaling. De verantwoording is per regeling anders.
Niet ingewikkelder maken dan nodig
Als je een subsidie aanvraagt weet je vooraf wanneer je het geld krijgt. Wat je er administratief voor moet doen en wat de overige verplichtingen zijn. Deze informatie bepaalt hoe je het project moet opzetten, administreren en managen. Zo is er bijvoorbeeld een subsidie waarbij je moet aan tonen dat personeelsleden bij het project betrokken zijn. Als je dan een workshop geeft laat dan een presentie lijst rondgaan en sla die op in je administratie. Als je een jaar na datum moet bedenken wie ook alweer bij de workshop was in het kader van de verantwoording dan gaat dat meestal niet meer.
Bedenk dat een subsidiegever een doel wil bereiken met de uitgegeven gelden. Hij of zij moet zich verantwoorden dat dit doel bereikt wordt, zeker als het om ons belasting geld gaat. De consequentie daarvan is dat ook jij je moet verantwoorden voor de ontvangen gelden en de daarmee uitgevoerde activiteiten. Veel subsidie administraties moeten daarom 7 jaar bewaard worden. Krijg je na 6 jaar de vraag om deze te overleggen en heb je hem niet meer? Helaas, dan kun je de volledige subsidie als nog terug betalen.
Advies en ondersteuning
Als SubsidieExpert kan ik je adviseren over of ondersteunen bij het opzetten van een goede administratie. Ik kan tussentijds voortgangsrapportages voor je schrijven of controleren of deze in lijn zijn met de afgesproken voorwaarden en doelen van de projectsubsidie. Ook kan ik met je een voortgangscontrole systematiek afspreken. Daarnaast heb ik ervaring als projectleider in het managen van innovatie gesubsidieerde projecten. Samengevat: ik kan je helpen om administratieve valkuilen te vermijden.
Voor mij zit de lol niet in het verkrijgen van de subsidie toekenning. Voor mij zit de lol in het slagen van het project en het uitbetaald krijgen van de subsidie. Het zou jammer zijn als een toegekende subsidie niet uitbetaald wordt omdat het project niet aan de verantwoordingsregels voldoet. In mijn ogen is het voeren van een subsidie administratie niet moeilijk, je moet het goed en slim organiseren en niet te vergeten: bijhouden. Met een advies van de SubsidieExpert lukt dat zeker.
Loop je vast in administratief gedoe? Bel me dan (071-5315902) of mail: vraag@desubsidieexpert.nl
Subsidie tip
- Bewaar een subsidie administratie 7 jaar.
- Besef vooraf dat je een verantwoording moet afleggen.
- Organiseer de projectadministratie binnen het project en controleer regelmatig de voortgang.
- Plan de verantwoordingsmomenten, dat voorkomt stress en tijdnood.