Alle projecten beginnen met een idee of wens. Of het nu een idee is voor een nieuw product of de wens om je bedrijfspand te verduurzamen. Vaak weergegeven op dat ene velletje A4, maar verder nog niet concreet ingevuld. Dan heb je behoefte aan een betrouwbare gesprekspartner om je idee te checken. Bij voorkeur iemand die geen direct eigenbelang heeft, maar wel ervaring met dit soort situaties. Zo iemand als de SubsidieExpert. Iemand die meedenkt om je idee te realiseren en je op mogelijke valkuilen wijst. Iemand die subsidie advies geeft.

Betrokkenheid in het voortraject

Het is belangrijk te realiseren dat je op zo’n moment behoefte hebt aan informatie om je keuzes te bepalen. Vaak realiseren mensen niet dat ze vroeg in het project al verstrekkende keuzes aan het maken zijn.

Een klein voorbeeld uit de dagelijkse praktijk

Bedrijf X wil LED verlichting in zijn bedrijf aanbrengen om zo zijn stroomkosten te verlagen. Hij neemt contact op met een leverancier van LED verlichting en plaatst zijn order? Niks mis mee.

Totdat bedrijf X te horen krijgt dat Led lampen subsidiabel zijn, als hij dat al te horen krijgt. Nu kunnen er een aantal dingen fout gaan.

• Hij heeft lampen gekocht die bijvoorbeeld 95 Lumen licht per Watt energie leveren, terwijl de grens 100 Lumen/Watt is om in aanmerking te komen voor het verkrijgen van een subsidie.
• Een ander probleem dat regelmatig voor komt is dat bedrijf X wel subsidiabele lampen in bijvoorbeeld januari besteld heeft, ze in februari laat plaatsen en in augustus hoort dat ze subsidiabel zijn of er op dat moment pas aan toekomt om subsidie aan te vragen. Helaas, er bleek een tijdslimiet tussen aanschaf en het moment om subsidie aan te vragen te zijn.

Beide aanvragen worden afgewezen. Zonde toch? Een subsidie adviesgesprek had dit kunnen voorkomen.

Het subsidie onderzoek

Subsidies zijn er in vele maten en soorten:

• Sommige regelingen zijn te combineren, anderen niet.
• Er zijn harde deadlines en specifieke eisen voor het verkrijgen van een subsidie. Sommige subsidies zijn op volgorde van binnenkomst, andere niet.
• Sommige zijn slechts 2 weken per jaar open, sommige kennen een kwartaal systematiek en andere kunnen het hele jaar door aangevraagd worden.
• Er worden vaste bedragen gegeven of een percentage.
• Er zijn zelfs regelingen die het bedrag laten afhangen van het aantal goedgekeurde aanvragen.
• Sommige regelingen vragen om een eigen bijdrage of een cofinanciering op een project door derden.
• Allen kennen een budget en soms wordt dat snel en soms niet overschreden in een jaar.
• Sommige regelingen geven geld, andere een belasting voordeel.

Zo veel wensen, zo veel subsidie mogelijkheden

Dat geldt ook voor het type projecten of aantal wensen. Ook jij als potentiele aanvrager bent verschillend. Je kunt een bedrijf of ondernemer, een VVE of andere vereniging , een stichting of instelling, een overheidsorganisatie of gewoon jezelf als particulier zijn. Doe je het project alleen of in combinatie met anderen. Dit kan betekenen dat je wel of juist niet voor een regeling in aanmerking komt. Ook zijn er verschillende type en soorten subsidiegevers. Op gemeentelijk, provinciaal of landelijk of zelfs Europees niveau zijn er overheidssubsidies te verkrijgen. Sommige van deze regelingen vallen onder de staatsteunregels, andere zijn vrijgesteld.

Naast publieke geldgevers zijn er een kleine 700 fondsen actief in Nederland. Fondsen zijn stichtingen die namens bepaalde organisaties, instellingen of privé personen gelden ter beschikking stellen onder voorwaarden. Alle hebben hun eigen doelgroep of activiteit.

Regelingen en eisen

Regelingen zijn vaak aan verandering onderhevig. Sommige blijven jaren hetzelfde, andere worden jaarlijks op basis van nieuwe inzichten of wensen aangepast. Afhankelijk van de regeling c.q. het subsidiebedrag is er wel of niet een subsidieadministratie nodig. Ditzelfde geld voor een accountantsverklaring. Bij sommige mag je direct na het moment van aanvraag beginnen, andere pas na de ontvangst van een beschikking en bij uitzondering is er een enkele regeling waar je gewoon achteraf mag indienen.

Een subsidie aanvraag: doen we even?

“Een subsidie aanvraag is zo gebeurd” of “Mijn boekhouder of accountant doet het er wel even bij”, zijn opmerkingen die ik als SubsidieExpert regelmatig hoor. Als dat waar is, waarom zou je dan een SubsidieExpert in de hand nemen?

De daadwerkelijke aanvraag zelf is inderdaad vaak eenvoudig. Als alle informatie aanwezig is kost het misschien een uurtje tijd, zeker bij eenvoudige recht toe recht aan subsidie aanvragen. Vaak is die informatie in de praktijk echter niet aanwezig.

Moment van aanvragen

Een verschil met de boekhouder of accountant is, het moment waarbij ik in een project betrokken word. Ik word graag vooraf in bijvoorbeeld een bouw project betrokken. Waarom? omdat mijn kennis dan het meest effectief is. Ik kan je adviseren over subsidie mogelijkheden voordat je een uitvraag gaat doen. Daar kun je rekening mee houden bij de (subsidie) eisen die je in je uitvraag opneemt. Maar ook vanwege het moment van aanvragen zelf. Soms moet je voor aanvang van het project aanvragen of binnen een periode van 3 maanden na opdracht verlening (terwijl het project bijv. pas na 9 maanden uitgevoerd wordt). Een boekhouder of accountant komt per definitie pas in actie als er een factuur is, dus achteraf als het project klaar is. Tja.dan loop je de subsidie mis.

Bewijslast

Een ander verschil zit in de insteek waarmee de subsidie benadert wordt. De belangrijkste daarvan is dat ik als SubsidieExpert ervan uit moet gaan dat de aanvraag gecontroleerd gaat worden. Dat wil zeggen dat wat we verklaren ook daadwerkelijk op voorhand bewezen kan worden. Veel subsidieorganisaties controleren namelijk de aanvraag ten opzichte van de vermelde eisen. Ze vragen dan informatie op welke binnen 14 dagen beantwoordt dient te worden. Dat is lastig als het project al uitgevoerd is, de aannemer op een ander project zit en hij of jijzelf nog achter bewijzen van toeleveranciers aan moet. Heb je dan niet de juiste informatie bij de hand of ben je niet op tijd dan wordt je subsidie aanvraag afgewezen.

Een goede voorbereiding

Voor mij als SubsidieExpert gaat aan de aanvraag fase een aantal stappen vooraf waar veel "zelf of onervaren " aanvragers aan voorbij gaan. Stappen die tijd en voorbereiding kosten. Ik noem er een paar:

• Bepalen tijdsplan in verband met deadlines.
• Regelen e-herkenning om aanvraag te kunnen indienen.
• Eventueel verklaring van penvoerder of machtiging.
• Nalezen wettelijke regeling en eisen.
• Schrijven van het subsidie verzoek zelf.
• Contacteren subsidiegever in verband met onduidelijkheden in de aanvraag.
• Controle op bewijsvoering waaronder het verkrijgen van uitvoeringsplanning, technische specificaties, verklaringen leveranciers en controleren van aangeleverde offertes op aanwezigheid benodigde informatie.
• Maximaliseren subsidiebedrag.
• Doen van de daadwerkelijke aanvraag.
• Controle op ontvangst aanvraag.
• Beantwoorden vragen.
• Indien nodig of mogelijk, het aanvechten van een beslissing van de subsidiegever.
• Het eventueel regelen van een voorschot.

Al deze stappen maken dat een aanvraag meer is dan alleen de aanvraag zelf.

Ervaring + creativiteit = SubsidieExpert

Pas als de subsidiegever tevreden is zal hij een beschikking afgeven waarmee je verder kunt. Afhankelijk van de regeling kun je dan starten met het project. Je ontvangt direct een bedrag, een voorschot of de bevestiging dat er geld gereserveerd is na afloop van het project.

Mijn ervaring en creativiteit is mijn kracht. Vaak weet ik welke controle vragen er gesteld gaan worden. Daarop anticipeer ik of ga bijvoorbeeld achter de benodigde verklaringen aan als een leveranciers die niet van zijn toeleverancier krijgt. Ik neem daartoe zelf contact op met producenten. Ik controleer of de technische specificaties voldoen aan de gestelde eisen.

Dat geldt ook voor de subsidie maximalisatie slag. Waarom een lager bedrag aanvragen als je recht op meer hebt?

Een voorbeeld. Een bedrijf heeft aan een kozijnen leverancier gevraagd om een groot aantal kapotte kozijnen en ruiten te vervangen in een bijna volledig glazen pand. Voor dubbelglas is subsidie mogelijk en het gebruikte glas voldeed aan alle eisen. De offerte was echter opgesteld vanuit de optiek van het kozijn en niet vanuit het te subsidiëren glas. Na de maximalisatie slag, waarbij het offerte bedrag en de werkzaamheden niet veranderden, bleek dat er in plaats van 75 m2 glas er 400 m2 glas in aanmerking kwam voor subsidie. Deze slag leverde een belasting aftrekpost van € 60.000 in plaats van €11.250. Toch mooi mee genomen.

Administratie vs subsidie

“Aan subsidies moet je niet beginnen. Dat kost meer aan administratie dan dat je er aan overhoud.“ Dat heb je vast wel eens gehoord, maar is dat terecht of is er een alternatief? Geld dat voor alle subsidie of toch niet?

Hoeveel miljoen?

De waarheid is enerzijds afhankelijk van je eigen beleving en organisatie vermogen en anderzijds van de subsidie. Hoe hoger het bedrag dat toegekend wordt, hoe groter de subsidie administratie.

Ik heb meerdere projecten begeleid waaraan enige miljoenen subsidie toegekend was. Daarvoor moest aan workshops deelgenomen worden, halfjaarlijkse voortgangs- en technische rapportages geschreven worden, werd een kloppende administratie bij gehouden die gecontroleerd en afgesloten moest worden met een positief accountverslag.

Andere subsidies daarentegen vergen alleen het aanleveren van een getekende offerte of een bewijs van betaling. De verantwoording is per regeling anders.

Niet ingewikkelder maken dan nodig

Als je een subsidie aanvraagt weet je vooraf wanneer je het geld krijgt. Wat je er administratief voor moet doen en wat de overige verplichtingen zijn. Deze informatie bepaalt hoe je het project moet opzetten, administreren en managen. Zo is er bijvoorbeeld een subsidie waarbij je moet aan tonen dat personeelsleden bij het project betrokken zijn. Als je dan een workshop geeft laat dan een presentie lijst rondgaan en sla die op in je administratie. Als je een jaar na datum moet bedenken wie ook alweer bij de workshop was in het kader van de verantwoording dan gaat dat meestal niet meer.

Bedenk dat een subsidiegever een doel wil bereiken met de uitgegeven gelden. Hij of zij moet zich verantwoorden dat dit doel bereikt wordt, zeker als het om ons belasting geld gaat. De consequentie daarvan is dat ook jij je moet verantwoorden voor de ontvangen gelden en de daarmee uitgevoerde activiteiten. Veel subsidie administraties moeten daarom 7 jaar bewaard worden. Krijg je na 6 jaar de vraag om deze te overleggen en heb je hem niet meer? Helaas, dan kun je de volledige subsidie als nog terug betalen.

Advies en ondersteuning

Als SubsidieExpert kan ik je adviseren over of ondersteunen bij het opzetten van een goede administratie. Ik kan tussentijds voortgangsrapportages voor je schrijven of controleren of deze in lijn zijn met de afgesproken voorwaarden en doelen van de projectsubsidie. Ook kan ik met je een voortgangscontrole systematiek afspreken. Daarnaast heb ik ervaring als projectleider in het managen van innovatie gesubsidieerde projecten. Samengevat: ik kan je helpen om administratieve valkuilen te vermijden.

Voor mij zit de lol niet in het verkrijgen van de subsidie toekenning. Voor mij zit de lol in het slagen van het project en het uitbetaald krijgen van de subsidie. Het zou jammer zijn als een toegekende subsidie niet uitbetaald wordt omdat het project niet aan de verantwoordingsregels voldoet. In mijn ogen is het voeren van een subsidie administratie niet moeilijk, je moet het goed en slim organiseren en niet te vergeten: bijhouden. Met een advies van de SubsidieExpert lukt dat zeker.

Loop je vast in administratief gedoe? Bel me dan (071-5315902) of mail: vraag@desubsidieexpert.nl